حفاظت اسناد و مدارک
ارتباط با کارشناس حراست حفاظت اسناد و مدارک:
شماره تماس: 08642216089
نشانی: ساوه - ابتدای بلوار طالقانی - مرکز بهداشت ساوه
واحد حفاظت اسناد یکی از ارکان حراست دانشکده می باشد که وظیفه آن حفاظت از اسناد و مدارک محرمانه دانشگاه بوده که یکی از کارهای مهم این واحد طراحی و اجرای سیستم جامع امنیت اطلاعات می باشد
تعریف سند:
سـنـد عبارت است از هر جسم، وسیله و مدرکى که اطلاعات و مطالبى را بازگو و یا ارائه دهد، مانند اقسام نوشته ها، فیلمها، نقشه ها، کروکى ها و ... .
اخـبـار و اطـلاعـات کـه بـه صورت اسناد طبقه بندى شده درآمده ، یکى از مهمترین مقاصد اصلى عـوامـل نفوذى و جاسوسى دشمن به شمار مى آید که باید جهت ناکام گذاشتن جاسوسان دشمن، دست به اقدامات پیشگیرانه زد و اسناد را از دسترس آنان دور داشت، یا بدرستى از آنها حفاظت کـرد و یـا آنـهـا را مـحـو و نابود ساخت
اقسام سند:
سند به چهار دسته به ترتیب زیر به منظور حفظ و جلوگیرى از افشا شدن، طبقه بندى مى شود:
1 ـ بکلى سرّى
2 ـ سرّى
3 ـ خیلى محرمانه
4 ـ محرمانه
شیوه هاى حفظ اسناد
- حـفـاظـت فـیـزیـکـى اسناد؛ اسناد طبقه بندى شده بخصوص خیلى محرمانه به بالا باید در مـکـانـى نـگهدارى شود که امکان تامین حفاظت فیزیکى و گذاشتن نگهبان، وجود داشته باشد و بـه هیچ عنوان، بدون مراقب رها نشود و در هر رده، فردى مورد اعتماد و آموزش دیده، مسولیت حفاظت و نظارت بر نگهدارى و تکثیر و نسخه بردارى و ... اسناد را عهده دار خواهد بود.
- تـعـیـیـن طـبـقـه بـنـدى؛ پـس از تـهـیـه هـر سـنـد، طـبـقـه بـنـدى آن الزامـى اسـت و در انـتـقـال به رده هاى پایین تر، میزان دسترسى به آن را باید تعیین کرد و افرادى که مجازند به آن دسترسى پیدا کنند، باید مشخص شوند.
ـ دقـت در ارسـال اسـنـاد طـبـقـه بـنـدى شـده ؛ در حـمـل یـا ارسـال اسـنـاد طـبـقـه بـنـدى شـده بـا تـوجـه بـه نـوع طـبـقـه بـنـدى نـکـات زیـر قابل توجه است :
ـ اسـنـاد در پـاکـتـهـاى لاک و مـهـر شـده قـرار داده شـود و هـمـراه فـردى صـلاحـیـتـدار و مـطـمـئن ارسال شود
ـ ارسال مدارک مطابق آیین نامه مربوطه صورت گیرد.
ـ بـراى حـمـل اسـنـاد طـبـقـه بـنـدى شـده ، حـتـمـاً از کـیـفـهـاى محکم استفاده شود و از پوشه و پاکت به تنهایى استفاده نگردد.
ـ اسـنـاد بـا درخـواسـت تـلفـنـى افـراد نـبـایـد ارسـال شـود، بـلکـه فـرسـتـنـده مـدارک، از قبل با کسى که اسناد به دست او خواهد رسید، تماس گرفته و او را در جریان قرار خواهد داد.
ـ از حمل بى مورد اسناد و مدارک به مکانهاى عمومى پرهیز شود.
سروش